Hoy en día tenemos infinidad de tareas que hacer a lo largo de la jornada. Desde reuniones de trabajo a recados para la casa. Algunas de esas tareas requieren que nos anticipemos, otras que nos acordemos de lo que hicimos la última vez que tuvimos un evento similar y en general todas las tareas requieren el 100% de nuestra atención.

En este sentido la tecnología ayuda muchísimo para organizar y clasificar la importancia de dichas tareas. La productividad (en todos los ámbitos) se logra cuando tenemos todo controlado aunque sea a través de aplicaciones o programas que hacen las cosas por nosotros.

Aquí es donde todoist brilla con luz propia. La aplicación se ha convertido en una de las mas famosas y conocidas por aportar todo un mundo de posibilidades y por hacerlo de forma magistral. Vamos a ver en qué consiste y cuales son sus puntos fuertes.

Explicación

Todoist es un gestor de tareas que nos permite crear y organizar todo lo que tenemos que hacer. Esto engloba tareas, recordatorios, listas de cosas pendientes o cualquier catalogación que queramos darle a los asuntos en cuestión. Se centra en los principios del GTD (Getting Things Done, un método de gestión de las actividades muy conocido por aumentar la productividad) que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, en este caso en todoist.

La aplicación es muy sencilla y permite iniciarnos de forma rápida y concisa . Siguiendo los pasos básicos y estándar tendremos todo en marcha en menos de 5 minutos.

• Lo primero que habremos de hacer es descargar e instalar la App, que es fácilmente localizable por su nombre.
• Después nos pedirá que nos registremos y que creemos una cuenta. Para lo que podremos usar nuestro mail o una cuenta de Apple, Google o Facebook.
• Acto seguido tendremos que otorgar permisos a la App para que pueda enviarnos notificaciones, algo vital para estar al día de los recordatorios que vayan llegando.

• Después ya podremos empezar a crear tareas y recordatorios que se sincronizarán entre todos los dispositivos donde trabajemos con todoist.
• Por último tendremos que crear nuestra primera tarea, para ello podremos seguir los pasos que la App nos va marcando o simplemente indagar un poco sobre las opciones de las que dispone.

Al principio puede que no veamos todo el potencial que tiene la App, puesto que recuerda mucho a otras parecidas y que en muchas ocasiones vienen ya pre instaladas en los sistemas operativos de Android e iOS. Pero va mucho mas allá de los Recordatorios o la Agenda que podamos tener por defecto.

Para entender mejor todoist hay que echar un ojo a sus menús y opciones.

Menú principal

En la zona lateral izquierda tenemos el menú principal desde el que podremos organizar todas nuestras tareas.

• BANDEJA DE ENTRADA. El lugar desde el que se gestiona lo mas importante y donde podremos controlar todas las nuevas tareas que vamos añadiendo. Es un pequeño cajón desastre que luego podremos organizar. Permite añadir tareas de forma rápida para luego catalogarlas en función de quién la va a realizar, si es algo cooperativo, si tiene una importancia especial, si se va a repetir esa tarea en el tiempo, etc.

• HOY. El apartado en el que podremos ver las tareas que tenemos planificadas para el día en curso. Desde aquí podremos añadir nuevos recordatorios, avisos y diversos tipos de tareas que tenemos que realizar en las siguientes horas.
• PROXIMO. Un calendario con diferentes modos de vista que nos permite encontrar rápidamente de forma visual todo lo que vamos a tener que hacer los siguientes días.

Menú superior

• Gráficas. En la parte superior izquierda tenemos una flecha que nos indica (sin necesidad siquiera de entrar en este apartado) el número de tareas que hay creadas y las que hemos completado. Una vez dentro de este apartado podremos ver una pequeña gráfica por días y semanas con todo lo que hemos planificado y que hemos acabado con éxito.
• Búsqueda. Siempre es importante disponer de un buscador en un gestor de tareas, porque llega un punto en el que con el paso del tiempo vamos acumulando tantas tareas completadas, que a veces necesitamos revisitar alguna para saber mas sobre esta (cuando lo hicimos, si había algún dato a tener en cuenta si la volvíamos a hacer, si hubo otras personas implicadas en esa tarea, etc.) por lo que tener historizadas las tareas nos permite saber mas de ellas para no cometer errores en el futuro.
• Notificaciones. Algo importante es saber si hay cambios previstos en las futuras tareas. Cuando trabajamos con todoist en equipo (colaborando con otras personas de la casa o en una empresa) y hay cambios por parte de alguien implicado en una tarea, desde aquí podremos ver las notificaciones que nos lleguen.
• Configuración. Como toda buena App hace falta un espacio para configurar los parámetros de muchos aspectos; la cuenta, el tema de fondo y hasta el icono que se muestra en el móvil son configurares desde este apartado.

• La opción PREMIUM. Como la mayoría de aplicaciones de hoy en día todoist tiene un plan de suscripción, llamado Premium. Este plan es el paso lógico a dar para todos aquellos que usan la aplicación de forma intensiva y que sin duda le quieren sacar todo el provecho al desembolso que supone una cuota mensual o anual. El plan de pago tiene dos modalidades, un pago mensual de 4 €, o un pago anual que dejará la cuota en 3 € al mes. Un precio alto para quienes usen poco la aplicación, pero barato para quienes decidan usarla de manera intensiva puesto que los extras que ofrece valen lo que piden por ellos.
• Estas son algunas de las funciones añadidas que incluye el plan Premium
  • Comentarios y archivos.
  • Etiquetas y filtros.
  • Tendencias de productividad.
  • Mas variedad de temas.
  • Copias de seguridad automáticas.

Conclusión

Todoist es la unión de varias funcionalidades bajo un único paraguas, de forma que engloba lo mejor de diferentes aplicaciones en una sola. Condensa lo mejor de una agenda, permite crear infinitas listas de recordatorios y se puede usar de forma colaborativa para que las personas lleven un orden y un control que se antoja imprescindible para no perdernos en el día a día.

La aplicación es sencilla de usar, fácil de entender, totalmente visual, además es gratuita para un uso medio y no tiene publicidad insertada para quien opte por no pagar. Tiene una interfaz muy intuitiva que facilita mucho la curva de aprendizaje y que ayuda mucho para poder explotar sus características desde el minuto 1, lo que sin duda es necesario para poder seguir indagando en sus virtudes sin que nos desmotivemos. Las múltiples opciones de las que dispone son uno de sus puntos fuertes ya que no limita a los usuarios, sino que les da la libertad para crecer dentro de la App a medida que necesitan mas y mas funciones.

La empresa detrás de todoist lleva años mejorando y perfeccionando la aplicación. Ha recibido numerosas actualizaciones que han ido añadiendo extras y puliendo errores. Esta en constante evolución y eso se nota cuando se usa con regularidad.

Multiplataforma. La aplicación está disponible para smartphones y tablets de las dos principales plataforma a través de ambas tiendas: el Google Play Store y App Store de Apple. También dispone de una versión web completa que podemos incluir en los navegadores (como una extensión) y que permite trabajar de una forma mucho mas intensiva y cómoda.

todoist

Web: todoist

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